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年會策劃全解讀

年會策劃首先要準備的工作:確定年會參與群體。一般而言,大部分企業的年會受眾是以企業內部員工為主;大型企業也會帶有對外性質,邀請客戶、政府、合作伙伴等參加,作為客戶答謝的品牌文化活動??梢?,年會的目的決定了受眾群的偏重。受眾群體決定了年會的名稱:年終答謝會、年度盛會、主題年會等。
▲確定年會目的。增強員工歸屬感、凝聚力、深化內部溝通、促進戰略分享、增進目標認同,匯報全年的企業業績并制定目標,等等。小的團隊通常會通過辦些小型音樂會等較有創意的活動,但幾百人的團隊或員工遍布在全國各個區域,那么年會就是一次大家相互進一步認識,交流感情,展示自我的好機會。所以較大的團隊通常會采用會議(白天,用于總結分享)+晚宴(用于聚會)的方式作為年會的主旋律。
▲確定年會主題。以企業文化入手,從企業經營目標入手,從行業背景入手,等等,例如不忘初心、砥礪前行,二次創業新征程、乘風破浪耀南亞,這個冬天、我們在一起,這三個主題依次對應以上的三個角度。如果每年的年會能在往年的年會主題的基礎在寓意上有遞進,那就更好了,也可以參考2B行業大B企業每年峰會的主題演變找些感覺。
▲確定會議預算。通常每年年會的人均預算,會參照往年的費用,根據今年業績進行正向或反向的調整。有了預算,就好確定年會地點、酒店標準、禮品這些費用大頭,以及年會的為期時間,全國性的企業還會涉及各區一起辦還是分開辦,這里的交通費用也占了總體預算的大頭。
▲確定時間。越早確定,準備的時間越充分,越能對會議細節處理好。當然了,準備年會之外,每個人都有自己日常的工作。所以成立一個年會工作小組非常有必要,便于分工和執行,這個在第二步年會策劃中會詳細展開。
年會是一個系統工程,可以用到項目管理的方法。
年會策劃的重點:
▲首先需要建立一個年會工作小組。
顧問組:將公司高層納入顧問組,因為年會的目的之一是增強員工歸屬感、凝聚力、匯報全年業績展望來年,積極采納管理層的建議,有助于幫你實現這個目的;
組長:對整個年會負責,包括人員分工,顧問組溝通,資源總協調等;
副組長:2-3名,分別管理各個執行小組;
設計組(邀請函、年會背景板、主題圖的設計)
采購組(含場地、交通、禮品、各類物料等)
線上營銷組(營銷創意、文案等)
溝通協調組(各個部門或區域的協調溝通人員)
會議組(確定會議內容,分享人員、順序、分享主題、時間等)
節目組(節目足夠精彩,回憶才會夠濃)
...  根據會議組織的復雜程度,可以再細分。
這里著重提下協調溝通組,如果公司規模較大,員工分布在全國各地,那么在各個區域或部門找到一位溝通協調人員對年會準備的效率非常有幫助,年會信息的傳達,員工信息的搜集才能進行的有條不紊。
▲列一份年會項目準備表。
從員工定機票、火車票開始,到落地接機、接車,直到送員工安全返程,每個環節、相應的事宜、對應的跟進表單、備注、負責人、目標完成時間、完成程度,等等。對年會的整個議程了然于心。
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